Onderhoud van je zakelijke printer: dit moet je niet vergeten

Heb jij een zakelijke printer in je (thuis)kantoor staan? Dan wordt deze vast intensief gebruikt, al dan niet door veel verschillende medewerkers. Om zo lang én efficiënt mogelijk van je zakelijke printer te profiteren, is het noodzakelijk om je printer in ieder geval eens per jaar een onderhoudsbeurt te geven. Daarnaast is er wat routine-onderhoud waarmee je grote problemen op de lange termijn voorkomt. Hieronder lees je wat je kunt verwachten voor zowel inkjetprinters als laserprinters.

Verschillend onderhoud voor inkjet- en laserprinters

Welk onderhoud je moet uitvoeren, hangt dus af van het soort printer dat je hebt. De verschillende printtechnieken vereisen verschillende onderdelen, elk met hun eigen levensduur. Zo gebruikt een inkjetprinter cartridges met een kleine hoeveelheid vloeibare inkt, terwijl een laserprinter werkt met relatief grote cassettes met tonerpoeder.

Onderhoud voor zakelijke inkjetprinters

Het onderhoud voor inkjetprinters is relatief eenvoudig. Het komt neer op de volgende drie verantwoordelijkheden:

–        Inkt vervangen

Als de afdrukkwaliteit begint af te nemen of als je een melding krijgt over lage inktniveaus, is het tijd om de inktcartridges te vervangen. Afhankelijk van je printer gaat een standaard cartridge tussen de 200 en 400 pagina’s mee. Print je veel, dan kan een XL-cartridge handig zijn, omdat je niet zo vaak in de weer hoeft met het vervangen.

–        Printkoppen reinigen

Een inkjetprinter spuit de inkt op het papier via speciale spuitmondjes, de zogenaamde printkoppen. Na verloop van tijd kunnen deze verstopt raken. Om dit te voorkomen of proberen te verhelpen, kun je de printer een reinigingsprogramma laten uitvoeren. Doe dit regelmatig om grotere problemen te voorkomen.

–        Firmware updaten

Vooral bij zakelijke printers is veilig gebruik belangrijk. Door de firmware van de printer up-to-date te houden, voorkom je datalekken of ongewenste toegang door derden.

Onderhoud voor zakelijke laserprinters

Omdat een laserprinter technisch gezien wat ingewikkelder in elkaar zit, zijn hier ook wat meer onderhoudswerkzaamheden nodig. Denk in ieder geval aan het volgende:

–        Stofvrij houden

Een laserprinter werkt met statische elektriciteit, waardoor het apparaat ook stof kan aantrekken. Zorg ervoor dat je dit stof regelmatig verwijdert met een pluisvrije microvezeldoek.

–        Toners vervangen

Toners gaan langer mee dan inktcartridges, maar zullen op den duur toch een keer vervangen moeten worden. Een gemiddelde toner heeft een capaciteit van enkele duizenden pagina’s. In de praktijk betekent dit dat je weinig omkijken hebt naar een zakelijke laserprinter, hoewel dit natuurlijk afhankelijk is van je afdrukvolume.

–        Drum vervangen

Ook de drum van een laserprinter slijt tijdens het gebruik. De printer zal het zelf aangeven wanneer dit onderdeel aan vervanging toe is, maar gemiddeld gaat een drum ongeveer 4 of 5 tonercartridges mee. Dit hangt alleen wel sterk af van andere factoren, zoals het papier dat je gebruikt en eventuele blootstelling aan licht, vocht en vuil.

–        Toner-opvangbak legen of vervangen

Bij het printen met een laserprinter wordt het overtollige tonerpoeder opgevangen in een daarvoor gemaakte resttonerbak. Eens in de zoveel tijd zit de bak vol en geeft je printer hier een melding over. Je kunt de bak legen, maar dit raden we af. Tonerpoeder is namelijk zeer fijn en kan ingeademd worden of afgeven op je kleding. Het is verstandiger om de toner-opvangbak in zijn geheel te vervangen.

–        Maintenance kit

De ene laserprinter is de andere niet. Voor sommige printers kun je daarom een handige onderhoudskit bestellen, waarin je de onderdelen vindt die vervangbaar zijn. Dit kan bijvoorbeeld een toner-opvangbak, transfer belt, drum, fuser of zelfs de laser zijn.

–        Firmware updaten

Tot slot is het ook bij zakelijke laserprinters belangrijk om de firmware regelmatig te updaten, zodat veilig printen mogelijk blijft.

Onderhoud van je printer uitbesteden

Vooral bij het onderhoud van laserprinters is het je misschien opgevallen dat het vrij technisch is. Lang niet iedereen heeft kaas gegeten van het vervangen van een drum of fuser. Veel onderhoudswerkzaamheden kunnen dan ook alleen door een professional worden uitgevoerd. Ben je op zoek naar een efficiënte oplossing voor het onderhoud van je zakelijke printer? Bekijk dan eens de mogelijkheden voor managed print services. Hierbij leg je (een deel van) het beheer van je zakelijke printers in handen van een gespecialiseerde partij. Je kunt zelf beslissen welk deel je zelf doet en welk deel je uitbesteedt. Zo kun jij je blijven focussen op de core business van je bedrijf, terwijl je printers in goede handen zijn.