Wat een goed schoonmaakcontract regelt

Een schoonmaakcontract is vaak het contract waar het minst over wordt nagedacht en waar achteraf de meeste irritatie uit voortkomt. Niet omdat er slecht werk wordt geleverd, maar omdat vooraf niet is vastgelegd wat er precies verwacht werd.

Een goed opgezet contract voor schoonmaakonderhoud voorkomt dat. Niet door dikker te zijn, maar door concreter te zijn over frequentie, resultaat en wat er gebeurt als het niet klopt.

Wat er minimaal in moet staan

Zonder deze punten ontstaat vroeg of laat discussie:

• Welke ruimtes worden gedaan en met welke frequentie
• Wat er dagelijks gebeurt en wat periodiek
• Op welke tijden er gewerkt wordt en wie toegang regelt
• Wie de middelen en materialen levert
• Hoe kwaliteit wordt gecontroleerd en gerapporteerd

Frequentie zegt minder dan resultaat

Veel contracten beschrijven hoe vaak iets gebeurt. Twee keer per week stofzuigen, dagelijks sanitair. Dat is meetbaar, maar het zegt niets over het resultaat. Een vloer die twee keer per week wordt gedaan maar in een pand met veel aanloop ligt, is er donderdag niet beter aan toe dan bij een concurrent die drie keer komt.

Steeds meer organisaties stappen daarom over op resultaatgerichte afspraken. Niet hoe vaak, maar in welke staat de ruimte moet verkeren. Dat vraagt om een leverancier die daarop durft te sturen en om een opdrachtgever die accepteert dat de frequentie kan variëren.

Leg vast hoe u kwaliteit controleert

Het lastigste aan schoonmaak is dat het pas opvalt als het er niet is. Zolang niemand klaagt, gaat u ervan uit dat het goed gaat. Maar u wilt kunnen aantonen dat de kwaliteit geleverd is, zeker richting een directie, een bestuur of een auditor.

Vraag daarom of de leverancier digitaal inzage kan geven in controles en aftekenlijsten. Dan is de geleverde kwaliteit aantoonbaar zonder dat u zelf rondes hoeft te lopen, en heeft u bij verlenging een feitelijke basis in plaats van een onderbuikgevoel.

Denk aan het werk dat er niet in staat

De meeste geschillen gaan niet over het reguliere werk maar over alles daaromheen. De gevel die vervuild raakt, de graffiti die er ineens op zit, het glas dat na de winter dof is. Als dat niet is benoemd, valt het buiten het contract en volgt er een aparte offerte op een ongelegen moment.

Spreek daarom vooraf af wat er gebeurt met periodiek werk zoals gevelreiniging en impregneren. Ook als u het niet direct afneemt, weet u dan wat het kost en bij wie u moet zijn.

Meerwerk vooraf regelen scheelt discussie achteraf

Vrijwel elk schoonmaakcontract krijgt te maken met werk dat er niet in staat. Een verhuizing binnen het pand, een evenement, een lekkage of een verbouwing. Als er vooraf geen tarief of werkwijze is afgesproken, volgt er een offerte op het moment dat u geen tijd heeft om te vergelijken.

Leg daarom vast tegen welk tarief incidenteel werk wordt uitgevoerd en tot welk bedrag dat zonder aparte goedkeuring mag. Dat voorkomt zowel verrassingen op de factuur als vertraging omdat er eerst getekend moet worden.

Evalueren op vaste momenten

Een contract dat een jaar loopt zonder tussentijds gesprek, wordt bijna altijd verlengd op automatische piloot of opgezegd na een incident. Beide zijn onwenselijk. Plan daarom twee vaste evaluatiemomenten per jaar in, ook als er niets aan de hand is.

Gebruik die momenten om te kijken of de frequentie nog past bij het gebruik van het pand. Organisaties veranderen: meer thuiswerken, een groeiend team of een andere indeling betekent dat het schema moet meebewegen. Een contract dat drie jaar ongewijzigd blijft, klopt op enig moment niet meer.

Een contract is uiteindelijk vooral een manier om verwachtingen gelijk te trekken. Hoe concreter u vooraf bent, hoe minder gesprekken u achteraf voert.