Personeelsrisico’s waar je als werkgever rekening mee moet houden

Medewerkers zijn voor vrijwel ieder bedrijf onmisbaar, maar personeel brengt ook bepaalde risico’s met zich mee. Zo kan iemand onverwacht vertrekken of tijdelijk uitvallen. Het kan ook zo zijn dat iemand over kennis beschikt die nergens anders binnen de organisatie aanwezig is. Het is goed om je als werkgever van dit soort risico’s bewust te zijn, want dan kun je voorkomen dat een verandering vervelende gevolgen heeft voor je bedrijf. 

Kennis die bij één persoon ligt

Binnen bedrijven ontstaat soms ongemerkt een sterke afhankelijkheid van één medewerker. Misschien weet maar één persoon hoe een bepaald systeem werkt of is er maar één collega die alle contacten met een belangrijke klant onderhoudt. Dat hoeft in de dagelijkse praktijk geen probleem te zijn, maar het wordt lastiger wanneer die medewerker plotseling niet beschikbaar is. Zorg daarom dat belangrijke informatie wordt vastgelegd en waar mogelijk door meerdere mensen wordt gedeeld. Dat hoeft niet te betekenen dat iedereen precies hetzelfde moet kunnen. Je kunt het risico al inperken met een duidelijke handleiding, gedeelde documentatie of een collega die regelmatig meekijkt. Zo zorg je ervoor dat de werkzaamheden eenvoudiger over te dragen zijn aan een ander.

Onverwacht vertrek van medewerkers

Een medewerker kan om allerlei redenen besluiten ergens anders te gaan werken. Voor een werkgever betekent dat dat er mogelijk snel een vervanger moet worden gevonden en ingewerkt. Zeker bij specialistische functies kan daar behoorlijk wat tijd overheen gaan. Het helpt daarom om belangrijke werkzaamheden niet volledig rond één functie of persoon te organiseren. Een goede overdracht en actuele documentatie maken een personeelswisseling een stuk makkelijker op te vangen. Bespreek bij vertrek ook welke werkzaamheden, contacten en lopende afspraken moeten worden overgedragen. 

Tijdelijke of langdurige uitval

Ook ziekte kan ervoor zorgen dat een medewerker tijdelijk niet beschikbaar is. Bij een korte afwezigheid kunnen collega’s werkzaamheden soms overnemen. Bij langdurige uitval wordt dat lastiger. Daar komen voor de werkgever ook verplichtingen rondom loondoorbetaling en re-integratie bij. De financiële gevolgen bestaan daardoor uit meer dan alleen het doorbetaalde salaris. Er kunnen bijvoorbeeld ook kosten ontstaan doordat vervanging nodig is. In waarom ziekteverzuim een flinke kostenpost kan zijn voor werkgevers wordt uitgebreider uitgelegd welke kosten bij verzuim kunnen komen kijken.

Moeilijk vervulbare vacatures

Met een vertrekkende medewerker ontstaat er een open vacature. Die vacatures zijn niet altijd even makkelijk te vullen. Vooral voor functies waarvoor specifieke kennis of ervaring nodig is, kan een vacature langere tijd openstaan. Ondertussen moeten de werkzaamheden vaak wel worden uitgevoerd. Kijk daarom niet pas naar personeelsplanning wanneer iemand vertrekt. Denk daarom tijdig na over doorgroeimogelijkheden, opleidingen en de verdeling van kennis binnen het team.

Houd rekening met piekperiodes

Ook zonder ziekte of vertrek kan tijdelijk een tekort aan personeel ontstaan. Denk aan vakantieperiodes, seizoensdrukte of een plotselinge toename van opdrachten. Wanneer vooraf bekend is dat bepaalde maanden drukker zijn, kun je daar bij de planning rekening mee houden. Bekijk bijvoorbeeld welke werkzaamheden kunnen worden verschoven en of tijdelijke ondersteuning nodig is. Daarmee voorkom je dat dezelfde medewerkers gedurende langere tijd alle extra werkzaamheden moeten opvangen.