Cloud oplossingen om veilig documenten te delen

Als ondernemer moet je nou eenmaal vaak documenten delen. Met je boekhouder, met je werknemers of met de leveranciers. Steeds een mailtje sturen, dat is geen beginnen gaan. Daarom onderzoeken we in dit blog de beste cloud oplossingen om veilig documenten te delen.

1. Proom

Proom is een geweldige cloud oplossing als je snel en veilig documenten moet delen. Het biedt een verscheidenheid aan functies die het ideaal maken voor het delen van gevoelige informatie, zoals:

• 128-bits SSL-encryptie voor alle gegevens in doorvoer

• Wachtwoordbeveiliging voor alle bestanden

• Automatisch verlopen van gedeelde links

Proom is ook zeer gebruiksvriendelijk, zodat jij gemakkelijk en probleemloos kunt beginnen met het delen van documenten. Ook op grote schaal. Dat maakt het gebruikersgemak van Proom erg groot. Het nadeel van Proom is dat dit systeem is opgezet voor grote organisaties. Daardoor kun je snel en veilig heel veel bestanden delen, maar als kleine ondernemer betaal je al snel voor functies die je niet gebruikt.

2. Google Drive

De meest bekende cloud oplossing om snel en veilig documenten te delen is natuurlijk Google Drive. Hierin kun je tekstdocumenten, tabellen en presentaties met anderen delen. Het voordeel van Google Drive is dat het geïntegreerd is met Gmail – je kunt gemakkelijk links sturen naar bestanden die daar zijn opgeslagen. Je hebt ook vanaf elk apparaat toegang tot je documenten, mits je internettoegang hebt. Het nadeel van Google Drive is dan ook direct dat je dus Google accounts moet hebben. Want de bestanden kunnen alleen worden gedeeld met andere Gmail-gebruikers. En veel bedrijven werken niet met Google, maar met een intern e-mailsysteem van bijvoorbeeld Hotmail.

3. WeTransfer

WeTransfer is een gratis cloud oplossing waarmee je snel en eenvoudig grote bestanden kunt verzenden – tot 2 GB per overdracht. De dienst vereist geen registratie, wat het erg handig maakt voor eenmalig gebruik. Geef gewoon het e-mailadres van de ontvanger op en upload het bestand – na een paar minuten ontvangt jouw werknemer of boekhouder met een link om de gegevens te downloaden. Je moet dus telkens gegevens invullen voordat je bestanden kunt delen. Dit maakt WeTransfer al snel tijdrovend, helemaal voor bedrijven die veel documenten onderling of met leveranciers moeten delen.

4. FTP

Met FTP (File Transfer Protocol) kun je niet alleen documenten, maar ook video’s en andere soorten bestanden snel en veilig met anderen delen. Het voordeel van deze oplossing is dat er geen speciale software voor nodig is – je maakt gewoon verbinding met de server met behulp van een FTP-client. Het nadeel is dat het een beetje lastig kan zijn om op te zetten, en dat je een server met voldoende opslagruimte nodig hebt.

5. DropBox

Dropbox is een van de populairste cloudoplossingen – het is eenvoudig, betrouwbaar en heeft een gratis basisplan met 2 GB opslagruimte. Je kunt het gebruiken om documenten, foto’s en andere soorten bestanden op te slaan, maar ook om ze met anderen te delen door ze links te sturen. Met Dropbox kun je ook samenwerken aan bestanden – je kunt bijvoorbeeld een gedeelde map maken voor een project waarin iedereen zijn eigen documenten kan toevoegen.